Sistemas y organizaciones, Segunda Parte
Clases de Organigrama:
Según la informacion que sumnistra:
Organigrama de cargos: Figuran solamente los cargos.
Organigrama nominativo: Figuran los nombres que ocupan los cargos.
Organigrama con dotacion: Figuran los empleados a cargo de cada UO.
Organigrama presupuestario: Figuran los montos asignados a cada UO.
Según la forma de representarlo:
Organigrama Vertical: De arriba hacia abajo y disminuye la autoridad, no se delega autoridad nunca.
Organigrama Horizontal: De izquierda a derecha disminuye la autoridad.
Organigrama Mixto: Trata de romper el efecto de triangulacion.
Organigrama Circular y Semicircular.
Departamentalización:
Es dividir la organización en distintas areas o actividades homogeneas de acuerdo a distintos subobjetivos. Bajo distintos criterios, como ejemplo: area geografica.
Criterios de Departamentalización:
Por funciones: teniendo en cuenta las funciones basicas.
Por procesos.
Por area geografica.
Por producto.
Por tipo de cliente.
Principios de la organización formal:
Division del trabajo o principio de especilizacion: Cada organo tiene una funcion especifica que cumplir. Tiende a conseguir mayor producciona menor esfuerzo.
Principio de Autoridad: Derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer, a mayor autoridad mayor responsabilidad.
Disciplina: Obediencia impuesta por convencimiento o en su defecto por la ley.
Unidad de Mando: Debe existir una sola autoridad para cada agente. La no aplicación de este principio produce malestar y confucion.
Unidad de Direccion: Toda la organización debe tener el mismo objetivo proncipal.
Subordinacion del interes particular al general: Se debe anteponer el objetivo general al particular de cada agente.
Remuneracion del personal: El agente debe tener un salario justo en cualquier nivel. Justo para el empleador y el empleado.
Centralizacion: La organización puede estar ampliamente descentralizada pero debe tener un agente que dirijaa toda la org hacia el objetivo principal.
Jerarquia: La organización debe tener distintos niveles de autoridad unidos por la via jerarquica la cual es el camino de la informacion.
Orden: Orden Natural: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Orden Social: Sobre las personas el lugar que le corresponda por su capacidad.Equidad: Supone la aplicación de justicia, con energia pero a si mismo con benevolencia.
Estabilidad de Personal o motivacion de personal: Que los empleados sientan que estan estables en sus puestos. Parecido al principio de Remuneracion y Orden Social.
Iniciativa: Cualquier agente puede aportar ideas al conj. por vias destinadas a ello.
Unidad de Personal: "La union hace la fuerza", con el personal unido es mas facil llegar al objetivo
Manual de organización:
Es aquel que nos da informacion sobre la mision y funcion de cada unidad de la organizacio, su posicion en la organización, responsabilidades, reslaciones entre las areas y las carateristicas inherentes a cada puesto.
El manual de organización hace hablar al organigrama.
Manual de Procedimientos:
Procedimiento Administrativo: Es la secuencia cronologica y ordenada de tareas para lograr un objetivo predeterminado.
Cursograma: Representacion grafica de los procedimientos administrativos de una organización tmb es estandart de La organización Internacional del Trabajo.
El Manual de Procedimientos hace hablar al cursograma.
Definicion de Manual de Procedimientos: Es la exprecion analitica de los procedimientos administrativos, nos da enumeracion de normas de funcionamiento a las cuales deben ajustarse los miembros de la org.
Procedimientos Basicos de la organización:
Procedimiento Compras:Tiene la funcion de adquirir materiales en buenas condiciones economicas, de calidad, de oportunidad, para la normal actividad de la empresa.
Etapas del Proceso de compras:
¿Que debe ser comprado? Especificaciones tecnicas de los productos a comprar. Muestra
¿Quien debe efectuar la compra? El personal destinado a la compra(Encargado de compras) debe ser una persona con aptitudes para desempeñar dicha tarea, ejemplo.
¿Cuanto debe ser comprado? Se debe establecer el stock minimo tolerable. Se debe tener en cuenta costos de Almacen, seguros, etc. Se deben tener en cuenta la obsolencia y los cambios de precio.
Stock minimo: Formula matematica establecida en base a distintos parametros que k establece los limites del stock minimo.
¿Cuando se debe comprar? Tener en cuenta el nivel de stock y el tiempo transcurrido entre la emision de la orden de compra y la llegada del producto.
¿Como debe efectuarse la compra? Determinar proveedor según sea la cantidad(adjudicacion directa, concurso de proveedores, licitacion). Determinar el precio promedio del producto en el mercado por vias alternativas al concurso de proveedores o licitacion.
Procedimiento Stock:
Determinacion del stock minimo: Es la menor cantidad de material que se tiene almacenado sin correr riesgo de que la empresa quede sin existencias de ese material.
Pronostico de Ventas: Sobre la base de ese pronostico se calculan todos los presupuestos de las empresas.
Procedimiento de control de stock:
Determinacion del colchon adicional(que cantidad adicional al minimo debo tener)
Determinacion del punto de pedido.
Crear un sistema de control para que los materiales entren y salgan bajo un estricto control administrativo.
Codificacion de Materiales: Permite una correcta identificacion, permite evitar errores de entrega, evita la duplicacion de registros.
Procedimiento Recursos Humanos:
Podemos decir que hace a todo lo referente a las politicas para proveer una estructura administrativa eficiente con empleados calificados. Permitir que el empleado pueda superarse y todo lo que haga a la seguridad del mismo.
Algunas funciones principales del procedimiento recursos humanos:
Busqueda: ubicación y atraccion de postulantes calificados.
Seleccion: Analisis de las capacidades.
Instrucción: Entrenamiento e informacion a los nuevos empleados.
Ascenso, traslados y despidos: promueve la mejora de los rendimientos por emple.
Analisis y evaluacion de puesto y merito: especificaciones de trabajo, evaluacion y visualizacion de los empleados.
Escala de sueldos: Remuneracion adecuada de acuerdo a los meritos.
Incentivos: Desarrollar incentivos morales y monetarios.
Capacitacion: Desarrollar al maximo el potencial humano.
Servicios Medicos: Medicina preventiva y curativa.
Recreacion: Conduccion de actividades atleticas y sociales
Servicios Personales: Asistencia en la vida del empleado, satisfaccion
Seguridad y proteccion: Prevencion de daños y accidentes.
Comunicación: Facilitar un clima adecuado para generar ideas e intercambiar informacion en toda la empresa.
Investigacion y relaciones sindicales: Detectar problemas de personal y realizar negociaciones con los sindicos.
Disciplina del Personal: Convencimiento de la misma o aplicando los reglamentos.
Planeamiento de la organización: Determinar la estructura organizativa y el plantel necesario en cuanto a cantidad y calidad para el optimo funcionamiento.
Dato:Es informacion en cuanto sea util para la persona u organización que la necesite.
Informacion:Es el resultado de datos procesados que agregan elementos en lugar o momento oportuno.
Propiedades de la informacion:los datos son fechas, nombres, etc. que son el resultado de las actividades realizadas por la org. Se dice que los datos seran filtrados, seleccionados, y organizados para que resulten valorados y utiles.
El conjunto de datos recopilados constituyen una base de datos.
Los datos constituyen la materia prima para la creacion de informacion de alli la necesicad de: a) buscar un facil acceso a la fuente b) identificar el origen que puede ser primario cuando se investiga y secundario cuando se delega la investigacion a terceros.
Otra clasificacion de los datos es oficial y privado.
Relevamiento de la Informacion:
Entrevista:Es una observacion personal directa, permite conocer los hechos a travez del dialogo o con un cuestionario.
Cuestionario:Formulario redactado en forma interrogatoria con preguntas relacionadas al tema que se analisa.
Ventajas: Permite analisar varios temas, es relativamente barato.
Desventajas: Muchas preguntas pueden necesitar explicaciones y se pueden evadir respuestas.
Reunion, Lectura y Estudio de la Informacion:Analisis de la legislacion, Analisis Registro, Analisis de Formulario.
Muestreo:Otra tecnica para obtener informacion
Poblacion o universo:Conjunto de objetos o individuos que se decea analisar.
Muestra:Parte representativa del universo o poblacion.
Caracteristicas:
Debe ser seleccionada al azar en forma imparcial y sin prejuicios.
El tamaño de la muestra debe ser significativo de acuerdo al tema estudiado.
La constitucion de la muestra en cuanto a las caracteristicas investigadas debe ser igual que en la poblacion.
Valor de la informacion:
Accesibilidad: facilidad y rapidez con la que se puede acceder a la informacion.
Comprensibilidad: Caliridad y una sola interpretacion para la informacion.
Precision: No deben existir errores.
Propiedad: Que la informacion este relacionada con el tema estudiado.
Oportunidad: Que la informacion este disponible en tiempo y forma adecuado.
Flexibilidad: Adaptabilidad de la informacion a los canales de uso habitual.
Imparcialidad: Grado de objetividad de la informacion.
Cuantificable: Naturaleza medible de la informacion, para ello se requiere un patron de medida.
Costo de la informacion:
Costo de equipos: Costo fijo que aumenta solo con los cambios de tecno. Pero no con el uso habitual.
Costo de Sistemas diseño e implementacion: Tmb son costos que aumentan con el nivel de complejidad, aunque una vez implementados se transforman en costos fijos.
Costo de espacio y control de factores ambientales: Costos fijos semivariables que dependen del punto 1, Costo de equipos.
Costo de operación: Costos variables que comprenden remuneracion de personal, instalacion, mantenimiento, suministros, etc.
Toma de Decisiones:
Es el proceso de elegir entre varias alternativas aquella que sea la mejor para resolver un problema.
Tipos de Decisiones(Un modelo para la toma de decisiones):
Decisiones Programadas: Responden a procedimientos habituales, repetitivos. Existe mayor certeza.
Decisiones No Programadas: Es afrontar problemas poco definidos, complejos. Se da en momentos o lugares donde existe incertidumbre y riezgo.
A medida que subimos en la priamide organizativa la decisiones se van transformando de Programadas a No Programadas.
Concepto de Sistema de Informacion:
"Consiste en un conjunto de informacion necesaria para la decision que contiene subsistemas para recolectar – almacenar – procesar informacion(filtrar, seleccionar y organizar) – distribucion(distribuir informacion en el momento y lugar oportuno)"
La informacion debe ser: Adeuada, Oportuna e Ilustrativa.
El dato despues de ser sometido a ciertas operaciones de procesamiento se convierte en informacion.
Aplicaciones principales de un sistema de informacion:
1. Reducir la incertidumbre.
2. Ayuda a tomar desiciones.
3. Ayuda a mejorar la actividad total de las organizaciones.
PARTE PRACTICA de SIST. de INF.
Identificar:
Proceso: Identificar el proceso.
Objetivo: Brindar informacion para ...
Limite: Desde: Que se registra una informacion – Hasta: La emision del documento.
Administracion:
Administrar es lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Los medios de que se vale la administracion para lograr ese objetivo se llaman:
Procesos o Funciones Administrativas y son las siguientes:
Planear: Preveer de antemano a los fines de lograr un objetivo predeterminado.
Organizar: Distribuir las actividades y los recursos, delegar la autoridad necesaria.
Ejecutar: Realizar el plan previsto.
Controlar: Ver que las actvidades se realicen de acuerdo al plan, corregir desvios.
Momentos y elementos de una planificacion:(tipos de planes según su clase)
Objetivos: (metas, propositos) fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Politicas: Son afirmaciones generales que guian a los subordinados en el proceso de adopcion de medidas. Guias hacia los objetivos. Permite Discresionalidad.
Normas o reglas: Una regla requiere que se tome un accion especifica y definida de anteman con respecto a una situacion. Es imperativa.
Premisa: Supuestos sobre el comportamiento a futuro de las variables que afectana la planificacion.
Procedimientos: Secuencia Cronologica y ordenada de tareas para lograr un fin determinado.
Metodo: Detalla como se ha de realizar el trabajo. Como se ejecutara cada accion de un procedimiento.
Estrategias: Combinacion de objetivos para lograr el objetivo predeterminado.
Programas: Reune integralmente varios planes(puede ser por ejemplo el correcto acople de los planes a corto, mediano y largo plazo).
Estandares: Es un modelo para comparar, patrones, indices.
Presupuestos: Planeamiento de resultados expresados en terminos numericos, presupuesto tipico.
La Direccion en la organización:
Es un proceso que se desarrolla en los diferentes niveles de la org. Tiende a que los objetivos se logren a traves de las personas que componen la org. Ocupandose de estimular a los miembros de la organización para desempeñar las actividades de acuerdo al plan.
Proceso de Direccion:
Instrumento de la organización cuya funcion es darle dinamismo para obtener los objetivos de la organización. Son los procesos de:
Toma de decision:lo mas importante, selecciona alternativas que determinan los resultados. Decidir es seleccionar u optar por dos o mas alternativas.
Comunicación:Intercambio de mensajes, sistema a traves del cual se emite y recibe info.
Motivacion:Estimulo que induce a las personas a tomar comportamientos conducentes a alcanzar el objetivo gral. En parte es buscar a cada miembro su justo lugar.
Tipos de Direccion:
Participativa: Democratica. Tiene en cuenta la opinion de todo el conjunto
Autocrata: Autocratica. No tiene en cuenta a los demas actores.
Relajada: Less Fer. Dejar hacer, dejar pasar, orden natural?
Sistemas de Control:
Conjunto de normas destinadas a dirigir, controlar y/o salvaguardar la empresa u organización. 4 elementos debe incluir un sist. De control satisfactorio:
Plan: plan de organización y preveer autoridades y responsabilidades.
Debe existir un sistema de autorizacion y procedimiento de registros
A. Normas escritas en manuales(manual de procedimiento)B. Separacion de operaciones criticas.
C. Registros y formularios adecuados.
D. Contar con archivos adecuados y seguros.Politicas sanas: deberia seguirse una buena politica en la ejecucion de misiones yfunciones en cada unidad de organización.
Grado de calidad del personal: debe ser proporcional a la responsablidad y deben existir procedimientos de selección y entrenamiento de personal.
Control interno sobre bienes de uso:
a. En relacion con las desiciones de inversion(evaluar alternativas de inversion y costos de oportunidad). Evaluar distintas alternativas para ver ue combiene mas.
b. En relacion con las operaciones realizadas(normas precisas sobre compras, ventas, transferencias, etc) por ejemplo quien decide comprar, cuales seran los tramites.
c. En ralacion a los titulos de propiedad(deben estar guardados en poder de un alto funcionario de la empresa u organización)
Control Interno de Caja y Bancos:
a. El que cobra o paga debe ser distinto del que registra la salida o entrada de dinero.
b. Rotacionn de personal, Vaciones, eje importante de una buena estructura de control.
c. El acceso al lugar donde hay fondos debe ser restringido.
Control Interno de Cobranzas:
a. En lo posible con cheque no a la orden.
b. Enplear recibos prenumerados.
Control Interno de pago con cheque:
a. La persona que prepara debe ser distinta del que firma y en lo posible dos firmas.
b. Cruzado y no a la orden, en lo posible imputado(para aplicar al pago de...)
Control Interno de Ventas y Creditos:
a. Normas adecuadas para otorgar creditos(Normas, requisitos, quien otorga, etc)
b. Utilizar formularios adecuados(derecho comercial, parte administrativa)
Control interno y externo: Se basa en controlar una organización por medios internos, inspectores propios de la organización, y por auditorias externas con inspectores no pertenecientes a la org.
Control Cruzado o Automatico:
Implica crear una estructura de control que comtemple el autocontrol de la organización, dados tres funcionarios o empleados en relacion de control el primero debe ser controlado por el ultimo y el segundo estar en la linea de control entre ambos.
