Sistemas y Organizaciones – Resumen Primera Parte
Sistema: Conjunto de unidades o elementos interrelacionados entre si y con su medio ambiente para lograr un objetivo predeterminado.
Estructura Basica de un Sistema: Formada por entrada, salida y retroalimentacion
Medio Ambiente
Entrada (Elementos, Personas, Energia, Informacion, Recursos Economicos, Materia Prima)
Sistema(Elemtos, Procesos)( Caja Negra si no se conoce su funcionamiento)
( Caja Blanca si se conoce su funcionamiento)
Salidas (sim elementos de entrada Entradas)
Retroalimentacion.
Ejemplo de Caja Blanca: Encendedor.
Ejemplo de Caja Negra: Telefono Celular.
Enfoque Sistemico : Dado un problema al momento de buscar una solucion se busca la causa del problema para luego encontrar la solucion, para ello se interpreta al problema como un sistema identificando susbsistemas y relaciones para una mejor comprension de la situacion estudiada.
Medio Ambiente: Influencia sobre el sistema de elementos externos. Ejemplo en una fabrica que no consigue materia prima en el pais y tiene que conseguirla en el exterior. Se dice que el sistema esta influido por su medio ambiente, mercado donde se compran las materias primas.
Retroalimentacion: Elementos que salen por la salida del sistema y vuelven a entrar, por ejemplo un buen programa de reciclaje de envases plasticos, los plasticos ingresan al mercado de consumo y salen como desperdicios pero el sistema los vuelve a integrar al mercado por medio de un proceso de retroalimentacion.
la realimentación es un proceso por el que una cierta proporción de la señal de salida de un sistema se redirige de nuevo a la entrada. Esto es de uso frecuente para controlar el comportamiento dinámico del sistema
Propiedades de los sistemas:
Estabilidad: Es la cualidad por la cual el sistema permanece funcionando en forma eficaz frente a factores externos y esta relaiconado con la retroalimentacion, siguiendo con el ejemplo del ultimo punto, el sistema de mercado puede seguir envasando sus productos en envases plasticos gracias al proceso de retroalimentacion, pero en otros casos mas comunes la retroalimentacion esta dada en intercambios de informacion, como encuestas o estudios de mercado.
Eficiencia: Es la cualidad por la cual el sistema atiende a sus objetivos con economia de medios. El sistema debe estructurarse en base a maxima rentabilidad y un empleo optimo de los recursos.
Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización.
Eficacia: Propiedad que tienen los sistemas que cumplen los objetivos predefinidos pero que no tiene en cuenta los costos de cumplir los objetivos.
Eficacia es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado, en cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles
Entropia: Es una propiedad inversa a la Estabilidad, de degeneramiento de un sistema, es la tendencia a la deformacion del sistema por el transcurso del tiempo. Requiere controles y cambios constantes.
Todo sistema con el tiempo se deforma y es necesario efectuar un control para corregir esa deformacion.
La tendencia de los sistemas aislados que con el paso del tiempo se vuelven caóticos.
Sinergia: El todo es mayor que la suma de sus partes.
La 'sinergia' es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos.
Adaptabilidad: Es la cualidad que debe poseer un sistema mediante la cual es capaz de evolucionar dinamicamente de acuerdo al ambiente para conservar su eficacia y orientacion hacia el objetivo. Es sinonimo de flexibilidad.
el proceso de adaptación social por el cual un individuo ajusta su comportamiento a las expectativas del medio social en que se mueve
Aporte Semantico: Vocablo universal que se utiliza en todas las ciencias
Elementos de los sistemas:
Medio o contexto: Conjunto de objetos exteriores que contienen e influyen sobre el sistema. Tienen una relacion mutua con el sistema. Un sistema no esta solo en el vacio sino que esta en funcion de un medio o contexto que influye en el sistema y a su vez el sistema influye en el.
Objetivos: Es una conducta finalista de los sistemas. Una vez determinados estos objetivos toda la estructura se organiza en torno de concretarlo. Es el fin al que apunta la concepcion del sistema.
Limite: Es una membrana permeable que rodea al conjunto de elementos que conforman el sistema. Indica hasta donde un sistema puede controlar su funcionamiento.
Alcances: Son actividades o tareas que debe realizar el sistema para cumplir con el objetivo planeado.
Metasistema: Es un sistema de rango(nivel jerarquico dentro de una estructura de sistemas) superior al sistema en estudio y que lo contiene. Relacion inversa del sistema-subsistema.
Clasificacion de los sistemas (según distintos criterios)
Según su relacion con el medio ambiente:
Sistemas Abiertos: Son los que influyen en el medio ambiente y son influidos por el mismo, ejemplo toda organización.
Sistemas Cerrados: No es influenciado ni influye en el medio ambiente, ejemplo heladera.
Según los elementos que los componen:
Sistemas Simples: Un sistema es simple cuando tiene pocos elementos.
Sistemas Complejos: Cuando tiene abundantes Elementos y Relaciones.
Sistemas Muy Complejos: Cuando no se puede describir de una manera exacta y detallada sus componentes.
Según su nivel de predictibilidad:
Sistema Determinista: Las partes actuan de manera perfectamente predesible.
Sistema Probabilistico: No esta determinado su comportamiento, solamente se puede describir lo que es posible que ocurra.
Según su naturaleza: Influenciados o no por el hombre.
Sistemas Naturales: Vivientes y Fisicos.
Vivientes: Los animales, un ecosistema.
Fisicos: Las Galaxias, El sistema solar.
Sistemas Artificiales: Sistemas Sociales, Sistema de transporte masivo de la ciudad.
Recursos del Sistema
Son todos los medios con los que cuenta el sistema para operar y trabajar a los fines de lograr el objetivo impuesto.
Recursos Humanos: Son las personas o grupos de personas integrantes del sistema que realizan algun tipo de actividad para el mismo.
Recursos Materiales: (En un primer momento eran los elementos tangibles en general)
Son objetos tangibles de los que el sistema se vale para funcionar, mecanica comun, materia.
Recursos Tecnologicos: Objetos sofisticados, digitalizacion.
Recursos Logisticos: Tecnicas o procedimientos estipulados para realizar distintas actividades(procedimientos legales, formulas, planos, publicidad)
Recursos Financieros: Es el dinero necesario para afrontar las deudas. Aspecto Economico: Capacidad para producir utilidades.
Teoria General de Sistemas T.G.S.
Se ocupa del desarrollo de esquemas teoricos sistematizados que nos permiten entender mejor las relaciones entre las diferentes partes que formen un todo del sistema.
Utiliza el enfoque de sistemas cuyas caracteristicas son:
A- Se debe observar el todo como una universalidad de elementos intervinientes.
B- El ES se contrapone al metodo analitico que separa a cada uno de sus elementos para estudiarlos.
C- El ES no prescinde del metodo analitico sino que lo complementa en lugar de reemplazarlo.
Organización ORG.
Concepto: Son personas y grupos de personas que interactuando con recursos tienen un orden para lograr objetivos en un medio o contexto .
Elementos de la organización: El que conoce el concepto de organización conoce los elementos y el que conoce los elementos conoce el concepto.
La organización es un conceto parecido al de sistemas de hecho ellas pueden ser abordadas como sistemas. Los recursos de ambos son basicamente los mismos. Se manejan con los mismos conceptos teoricos.
La Persona: La persona humana constituye la razon de ser de toda organización, el hombre a traves de su conducta es la variable que le da vida a la organización y llega a la misma provista de distintas motivaciones.
Motivaciones: Es el elemento mas importante y mas dificil de determinar. Es el mas importante por que hacen al objetivo de la organización, la suma de las motivaciones son de alguna manera valuando sus pesos el objetivo del sistema.
Grupos: El individuo no actua solo en las organizaciónes si no que por naturaleza tiende a formar grupos.
Grupos Primarios o de afecto.
Grupos de Trabajo.
Grupos Secundarios o de objetivos.
El primero y el segundo se caracterizan por ser grupos pequeños tal que existe la relacion cara a cara y cuando alcanzan un punto determinado de crecimiento se separan.
En los primarios la base fundamental es el afecto para su existencia.
Los secundarios existen a partir de un objetivo por el cual se forman y tienden a desaparecer al lograrlo. En los grupos secundarios los objetivos dan origen pero son grupos grandes al punto que sus miembros generalmente no llegan a conocerse personalmente. Estos grupos estan conformados por los dos primeros.
Ejemplos:
1- Asociacion por motivos diversos(afecto comodidad)
2- Asociacion por objetivos(se impone la asociacion para finalizar un objetivo)
3- Catedra de ingenieria de sistemas.
Clasificacion de los lideres:
Grado de formalidad:
Formal: Jefe, imbestidura de jefe, ocupa tal condicion de lider en virtud de una orden emanada por una autoridad competente(correspondente) en formas verbales o escritas.
Informal: Maneja grupos sin estar imbestido de tal condicion, eleccion no realizada por autoridad competente pero si por la naturaleza de su grupo y del lider.
Lo ideal en una organización es que ambos liderazgos recaigan en el mismo individuo.
Otra clasificacion de lideres:
Democratico, Autocratico, laisse faire:
Democratico: Toma decisiones con el concenso del grupo.
Autocratico: Centraliza la toma de decisiones y no tiene en cuenta lo que opina el grupo.
Laisse Faire: Dejar hacer o dejar pasar. Permite que cada miembro haga lo que decee, es cietamente un lider representativo y es comun que se de entre personas muy preparadas como por ejemplo un equipo de profesionales o cientificos.
Recursos de las organizaciones:
Remitirse a lo desarrollado en Recursos de los Sistemas
Medio o Contexto: Todo lo externo a la organización, tal que la organización no puede controlar pero si tienen influencia mutua.
Objetivos: Los objetivos son los puntos hacia los que la organización quiere arribar.
Misma definicion que Objetivos de Sistemas.
Clasificacion de Las Organizaciones
Teniendo en cuenta el tipo de consumo:
a. Cuando el consumo se extingue con el primer uso (familia)
b. Cuando los insumos permiten producir nuevos productos (Empresa)
Empresa: organización formal con fin de lucro sometido a riesgo.
Grado de Formalidad:
Organización Formal: Constituida sobre la base de una orden impartida por autoridad competente, leyes de regulacion del comercio.
Organización Informal: Constituida sin tener en cuenta las autoridades competentes.
Clasificaciones similares a las de lideres en grupos. Como en ellos es muy importante que ambas estructuras formal e informal sean similares, permite un mejor funcionamiento de una empresa.
Organigrama
Concepto: Es la representacion grafica de la estrucutra de una organización a un momento determinado. Definicion de la OIT(Organizacion Internacional del Trabajo)
Aplicaciones de los Organigramas:
1. Como herramienta de visualizacion nos permite:
a. Visualizar globalmente la estructura de la organización.
b. Informar sobre la posicion que ocupa cada uno de los integrantes.
2. Como herramienta de analisis permite descubrir:
a. Falta de unidad de mando.
b. Superposicion de funciones.
c. Exesivo tramo de Control.
Tramo de Control: Cantidad de subordinados que un jefe puede dirigir en forma adecuada. A medida que se baja en la piramide de control la longitud del tramo de control tiende a ser mayor. Depende de la complejidad del intercambio de informacion entre el jefe y sus subordinados
Tipos de Autoridad Organigrama:
Autoridad de Linea: Se da a traves de las lineas del organigrama, a medida que la linea baja, baja el rango de la unidad de organizacio o de la autoridad correspondiente.
Autoridad Staff, plana mayor: Es un organo de asesoramiento no vinculante, se representa con trazos, se permiten lineas oblicuas y multidependencias.
Autoridad Fucional: Es cuando el Staff adquiere Atutoridad de Linea sobre una unidad de organización por un tiempo determinado.
Tipos de Organigrama:
Organigrama Real: Es el esquema de la organización tal cual esta funcionando actualemente con todos los errores que pueda tener.
Organigrama Racional: Es el nuevo organigrama que se confecciona modificanco el Real para evitar deficiencias en las funciones y relaciones buscando un estructura mas logica. Se permiten cambios de nombre de unidades de la organización, anulacion, y modificacion de flujos.
Organigrama Ideal: Es aquel al cual la organización tiende. En este ademas se pueden crear nuevos cargos o unidades de la organización.
Contavilidad Gerencial: minuto a minuto, con creciemiento a partir del auge de las ciencias de la informacion, digitalizacion.
Contavilidad General: Aspectos impositivos, reglamentados para ser administrados en un determinado tiempo.
